Tulisan ini adalah sharing bagaimana begitu pentingnya Faktor Teknologi dalam Perkembangan Bisnis yang saya jalankan
Saat ini saya masih bekerja sebagai seorang karyawan. Namun saya juga merintis bisnis kecil-kecilan setelah jam kerja.
Dan saya sangat menyadari bahwa di era saat ini, pengetahuan akan teknologi bisa menjadi sebuah pembeda.
Pengetahuan bisa jadi skill teknis bisa juga kemamppuan untuk mengakses informasi bagaimana cara memanfaatkan teknologi yang ada untuk kebutuhan bisnis kita.
Pada tulisan ini saya ingin sharing mengenai 3 hal yang dapat membantu saya dalam mengerjakan tugas saya dengan efektif dan cepat.
Efektifitas penggunaan Hardware
Ini adalah yang pertama akan saya bahas. Karena cukup njelimet dan sering kali harganya cukup mahal.
Padahal untuk sebuah bisnis, budget yang kita miliki sering kali sangat terbatas. Namun kita juga tidak bisa kesampingkan kualitas gadget.
Saya sudah pernah merasakan bagaimana menggunakan spek komputer ataupun device yang pas-pasan untuk data yang sangat amat penting. Saat itu data saya hilang karena PC tiba-tiba mati.
Usut punya usut, PC mati karena tidak kuat menerima workload yang sebesar itu. Akhirnya mati total, dan membuat harddisk (penyimpanan data) juga error.
Saat itu, kmi terpaksa mengeluarkan biaya recovery data hard-disk seharga jumlah PC baru. Sangat mahal.
Automation
Jangan gemeteran dulu. Automation tidak selau seribet yang Anda bayangkan.
Walaupun yang ribet juga ada.
Intinya, sesuaikan dengan bisnis Anda. Tidak semu bisa dan perlu di otomatisasi.
Tergantung di stage mana bisnis Anda berada. Anda bisa gunakana tools seperti :
- Google Sheets
- Google Form
- Zapier
- Integromat
- Buffer
Tools diatas tidak semua saya gunakan. Saya gunakan yang saya perlu saja.
Baca Juga : Proses Bisnis – Bagaimana Hingga Ditemukan Pelanggan
Cloud Service
Di pekerjaan saya, data adaah suatu hal yang sangat penting.
Itu sebabnya kami harus memiliki sebuah cara untuk mencegah kehilangan data.
Dan cloud storage bisa menjawab itu semua. Dengan cloud storage, file yang kita miliki bisa di backup secara otomatis.
Saat ini banyak cloud storage yang menyediakan plan gratis dengan kapasitas terbatas. Namun jika datanya cukup besar, sebaiknua Anda upgrade ke plan berbayar.
Beberapa layanan cloud storage:
- Google One
- Microsoft OneDrive
- Dropbox
- Box
Dan masih banyak lagi
Study Case : Pengaruh Faktor Teknologi dalam Perkembangan Bisnis Saya
Di pekerjaan saat ini, salah satu divisi yang ada dibawah pegawasan saya adalah divisi Arsip.
Dimana divisi ini tugasnya adalah mendokumentasikan berkas serta mengubah bentuk arsip fisik ke dalam bentuk digital.
Saat ini masih banyak sekali perusahaan maupun instansi pemerintah yang masih menggunakan form fisik sebagai syarat maupun kelengkapan berkas.
Kenapa perlu diubah menjadi digital ?
Karena dalam setahun, jika di total berkas yang kami miliki bisa mencapai 3-4 lemari.
Itu belum termasuk berkas terdahahulu. Jika di total mungkin akan mencapai lebih dari 50 lemari. Untuk berkas fisik saja.
Sangat tidak efisien dari segi penyimpanan. Selain itu berkas fisik juga sangat rentan dengan kerusakan karena air, rayap, ataupun karena umur kertas.
Selain itu agar lebih mudah dalam mencari suatu dokumen, tinggal ketikan saja dokumen ap yang dibutuhkan. Lalu dokumennya akan muncul.
Jadi proses yang kami lakukan kurang lebih:
- Scan dokumen fisik ke digital.
- Mengatur penempatan file dan dokumen di server
- Dan melakukan backup ke layanan cloud storage
Dari ketiga proses diatas, yang paling memakan waktu adalah proses scanning.
Dan saya berani bilang, investasi pada scanner adalah salah satu investasi terbaik.
Ada masa dimana kami mengalami kerusakan pada scanner kami, dan itu dampaknya luar biasa besar.
Divisi arsip operasionalnya bisa dibilang mati total.
Kenapa?
Karena scan rusak, maka tidak ada file yang bisa diatur mau disimpan dimana. Dan cloud storage pun jadi tidak terpakai.
Jadi memang sebegitu besar dampaknya fungsi scanner di divisi ini.
Kelebihan scanner kelas enterprise untuk bisnis
Untuk, scanner ada baiknya Anda langsung investasi ke scanner yang berkualitas, salah satu rekomendasi saya adalah Scanner HP.
HP merupakan merk yang sudah cukup ternama, selain itu mereka memiliki berbagai pilihan model scanner yang bisa disesuaikan dengan bisnis Anda.
Ada 3 kualitas utama yang menjadi pembeda scanner kelas enterprise dengan scanner biasa:
- Kecepatan Scan,
- Teknologi yang bisa mengenali huruf dan angka secara otomatis,
- dan Duplex Scanning
Biasanya perbedaan scanner yang bagus dan yang tidak adalah dari segi kecepatan scan, makin cepat makin baik.
Kemampuan untuk mengenali huruf dan angka (sehingga Anda bisa langsung simpan dalam bentuk text dengan format PDF). Biasanya scanner yang bagus pasti memiliki kemampuan ini.
Gunanya agar data yang sudah jadi nanti lebih mudah untuk digunakan. Karena dengan format PDF text, bisa menggunakan fitur Find (Ctrl+F) untuk mencari data yang diinginkan. Sedangkan jika formatnya gambar, ini tidak bisa dilakukan.
Dan yang terakhir, biasanya adalah fitur simplex atau duplex. Simplex artinya scanner satu sisi. Sedangkan Duplex adalah scanning 2 sisi (bolak-balik) dalam satu proses scan.
Kalau budget Anda mencukupi, baiknya pilih yang support Duplex. Karena ini akan jauh lebih cepat dan mempersingkat waktu kerja Anda.
Selain scanner, saya juga menganjurkan untuk memiliki komputer server yang baik. Server secara sederhana bisa dibilang adalah komputer pusat untuk menyimpan data secara terpusat.
Spesifikasi untuk PC dalam menyimpan data
Untuk penyimpanan data, pilih komputer dengan spesifikasi yang mumpuni. PC workstation HP bisa jadi salah satu solusinya.
Ini akan mempermudah jika dalam satu divisi atau kantor terdiri dari banyak komputer. Jika Anda memiliki budget terbatas, minimal untuk komputer server jangan menggunakan spesifikasi kacangan.
Biaya yang Anda keluarkan akan sepadan dengan performa yang Anda rasakan.