Mungkin sebagian dari Anda sudah mengetahui aplikasi ini, terutama jika saat ini Anda bekerja di Startup ataupun perusahaan teknologi.
Walaupun tidak menutup kemungkinan Anda berasal dari industri lainnya. Karena memang cakupan tools ini cukup luas.
Konsep Dasar Trello dan Cara Kerjanya
Apakah Anda pernah melihat Kanban Board ? Jika belum pernah, seperti inilah penampakannya :
Kanban board adalah sebuah papan tulis yang dipenuhi dengan sticky note. Sticky note tersebut bertuliskan suatu kegiatan yang dikelompokan sesuai dengan ‘status’-nya saat ini.
Seperti pada gambar diatas, ada 3 status dalam sebuah papan tulis yaitu : To Do, Doing, dan Done.
Sticky note pada papan tulis diatas nantinya dapat dipindah ke bagian yang sesuai dengan statusnya saat ini.
Misalnya sticky note berwarna biru diatas yg bertuliskan “Learn about Kanban”, dapat dipindah kebagian Done jika memang pekerjaan tersebut sudah selesai dikerjakan.
Bisa dibilang Trello adalah Kanban Board versi digital. Di dalam Trello ada beberapa istilah yang menyerupai Kanban Board diatas.
- Cards : berfungsi bagaikan sebuah sticky note. Biasanya berisi nama kegiatannya
- List : adalah statusnya saat ini. Seperti akan dilakukan (to-do), sedang dilakukan (doing), atau sudah dilakukan (done). Cards akan menempel pada list yang sesuai dengan ‘status’ card tersebut.
- Board : sesuai namanya, ini ibarat papan tulis. Didalam sebuah board terdapat List dan Card.
Fungsi Trello – bagi saya
Bagi saya Trello dapat menyelesaikan berbagai urusan yang punya karakteristik kurang lebih seperti ini :
- To Do List
- Bank Ide
- Checklist
- Fungsi lain yang bisa, namun mungkin saya belum perlu
Saya akan bahas satu persatu ya.
To-do-List
Fungsi ini bisa dibilang sebagai fungsi ‘jagoan’ dari Trello.
Anda bisa mengelompokan berbagai pekerjaan sesuai dengan ‘status pekerjaan’-nya saat ini.
Status yang paling basic biasanya berupa :
Namun, sayangnya di dalam sebuah pekerjaan tidak semulus perencanaan bukan ?
Misalnya kita sudah merencanakan untuk mengerkan “tugas C”, namun kita masih perlu menunggu data dari divisi, partner kerja, atau malah klien kita.
Tidak jarang itu membuat kita membutuhkan ‘status pekerjaan’ baru selain status yang sudah ada diatas. Misalnya : “Pending”, “Tunggu Konfirmasi”, atau “Revisi”.
Tipe pekerjaan seperti ini sangat bisa diselesaikan menggunakan Trello.
Anda pun bisa mengkelompokan pekerjaan sesuai dengan keinginan Anda
Bank Ide
Sering kali, saya sedang menyetir lalu tiba-tiba muncul ide. Yang biasa saya lakukan biasanya adalah menepi dan menuliskan ide tersebut.
Karena ide itu datangnya suka-suka dia. Perginya pun juga suka-suka. Jadi kalau tidak cepat ditulis dia bisa tiba-tiba pergi sendiri, alias lupa.
Nah Trello ini adalah salah satu aplikasi yang sering saya gunakan.
Kelebihan lainnya, Trello juga bisa melampirkan file dan gambar. Jadi jika sekiranya kita butuh elemen visual untuk ide kita, bisa di akomodir oleh Trello.
Checklist
Kadang dalam sebuah to-do-list akan mengandung beberapa to-do-list lainnya. Sebagai contoh, jika saya menulis “Membuat Blog Post” akan terdiri dari beberapa tahapan, antara lain:
Nah, jika Anda juga kadang melakukan apa yang saya buat diatas maka Trello dapat membantu Anda dengan fitur “Checklist”.
Ketika Anda memberikan checklist pada suatu sub-task maka secara otomatis progress task tersebut akan terlihat dalam bentuk persentase seperti pada gambar dibawah ini.
Setiap aplikasi, sudah sewajarnya jika memiliki kelebihan maupun kekurangan. Walaupun khusus untuk Trello ini saya rasa lebih banyak kelebihan dibanding kekurangannya.
Saya akan coba bahas kelebihannya terlebih dahulu.
Versi Gratisnya sudah lebih dari cukup
Biasanya sebuah aplikasi akan membatasi fitur-fitur utamanya jika pengguna hanya menggunakan plan Free pada apps tersebut.
Namun tidak dengan Trello, bisa dibilang jika Anda hanya menggunakan untuk keperluan Anda pribadi versi gratis sudah lebih dari cukup. Walaupun jika Anda membutuhkan fitur premium seperti Automation untuk menjalankan kebutuhan Anda.
Anda bisa membandingkan fitur yang ada pada versi Gratis dan berbayar pada tautan berikut ini
App Desktop dan Mobile sama bagusnya
Trello memiliki 2 jenis apps yang bisa diakses melalui web browser dan yang kedua melalui aplikasi smartphone. Untuk smartphone tersedia di iOS maupun Android. Kecuali Anda bukan pengguna Windows Phone ataupun OS Symbian, saya rasa tidak masalah.
Kelebihan diakses melalui laptop atau komputer adalah lebih mudah diakses saat melakukan pekerjaan. Karena saya sendiri lebih banyak bekerja lewat laptop ketimbang melalu smartphone.
Namun aplikasi smartphone juga tidak kalah pentingnya, terkadang lokasi dan kondisi kita saat ini tidak memungkinkan untuk menjangkau laptop, sehingga smartphone bisa dijadikan pilihan.
Cocok untuk berbagai kebutuhan, dan menyediakan Template
Kebutuhan saya dan Anda bisa jadi berbeda. Cara saya dan Anda dalam menggunakan apps ini pun juga bisa berbeda.
Trello menyediakan beberapa template yang dapat Anda gunakan disesuaikan dengan bidang, pekerjaan, dan job desk Anda. Banyak sekali template yang disediakan mulai dari untuk keperluan Sales, Produktivitas, Remote Working, Agency, hingga Marketing.
Anda bisa melihat template yang tersedia disini >> https://trello.com/templates
Bisa digunakan untuk tim juga
Terkadang Anda tidak hanya membutuhkan Apps ini untuk digunakan sendiri. Sebagai contoh, untuk berjualan online kadang tersedia beberapa csutomer service untuk melayani pelanggan maupun calon pelanggan.
Kabar baiknya Anda bisa menggunakan trello dalam hal ini. Anda cukup minta partner Anda untuk mendaftar Trello juga. Setelah itu Anda hanya perlu invite menggunakan email yang digunakan untuk mendaftar.
Kekurangan Trello
Mungkin pada bagian ini saya akan tuliskan kekurangan dari Trello sesuai dengan pengalaman saya saja. Karena saya pikir untuk mencari kekurangan akan sesuatu cenderung lebih mudah, terlebih jika yang dijadikan perbandingan kurang apple-to-apple.
Baiklah, dibawah ini adalah beberapa hal yang mungkin bisa saya nilai sebagai sebuah kekurangan.
Reporting hanya dalam format Trello
Kebetulan saya menggunakan Trello untuk kebutuhan pribadi bisa dibilang sudah cukup lama, kalau tidak salah ingat kisaran 2016 atau 2017 saya sudah mulai menggunakan. Tapi hanya untuk penggunaan pribadi saja.
Mulai akhir tahun lalu saya coba terapkan penggunaan Trello ini kepada kantor tempat saya bekerja. Dan ternyata saya baru menemukan kesulitan tersebut, padahal sebelumnya tidak saya rasakan.
Jadi kesulitan tersebut adalah tidak adanya format report ke dalam sesuatu yang lebih akrab dilihat orang kebanyakan seperti dalam bentuk tabel, grafik, dan charts. Dalam kasus saya, saya sedikit kesulitan dalam menyajikan data adri Trello ke dalam format Microsoft Excel atau Google Sheets.
Sayangnya, format Sheets (atau Excel) saat ini adalah format paling umum yang dalam menyajikan data dalam keperluan perusahaan tempat saya bekerja. Jadi solusinya harus menyediakan waktu terpisah dalam menyajikan data ke format Excel/Sheets. Tentunya akan membutuhkan banyak waktu.
Memang Trello menyediakan fitur “Share” dimana kita bisa menmbagikan data melalui Print, JSON, Email, ataupun Embed Content. Sayangnya opsi diatas masih belum bisa mengakomodir keperluan saya dalam hal reporting.
Pilihan lainnya adalah saat presentasi atau menjelaskan pada atasan, saya harus login dan menunjukan Board Trello saya secara langsung (live). Ini agak sedikit lebih sulit karena audience harus membiasakan diri dalam membaca format Trello (kurang ramah pemula).
Karena Fiturnya banyak, Kurang Cocok Untuk orang yang ‘Gaptek’
Pertama, saya akan coba untuk menyamakan persepsi dengan Anda terlebih dahulu mengenai apa itu definisi ‘Gaptek’ yang saya gunakan disini. Gaptek yang saya maksud adalah orang yang belum pernah mencoba suatu teknologi dan tidak memiliki keinginan untuk belajar hal tersebut karena suatu hal.
Penyebabnya bisa jadi karena sudah terlalu lelah, nyaman dengan format yang ada saat ini, atau penyebab lainnya yang belum saya contohkan. Biasanya orang seperti ini akan kerepotan dalam mempelajari suatu fitur atau teknologi baru.
Baca Juga : Kebiasaan 1%, Cukup untuk Membuat Kamu Lebih Baik
Di dalam Trello sendiri banyak sekali fitur yang bisa dimanfaatkan, dari kacamata saya pertama kali saya berpikir “WOW, saya bisa implementasikan ini untuk banyak urusan”. Namun ternyata tidak semua orang merasakan apa yang saya rasakan.
Seperti ketika saya coba terapkan ke tempat kerja saya, beberapa justru malah merasa kerepotan menggunakannya. Dan justru menghambat kecepatan kerja mereka. Jadi, jika Anda merupakan tipe orang seperti ini, ada baiknya pertimbangkan kembali penggunaan Trello.
Penutup
Trello adalah aplikasi yang sangat berguna, dengan catatan ada keinginan untuk mempelajarinya. Di Youtube saat ini sudah cukup banyak tutorial yang tersedia. Selain itu mereka juga menyediakan Template di website resmi mereka.
Berguna atau tidaknya aplikasi ini, tergantung siapa yang menggunakan dan untuk apa digunakan. Tapi menurut saya pribadi, aplikasi ini layak untuk mempermudah dalam organizing kegiatan Anda.
Terimakasih.