Disclaimer: Teknik Pomodoro ini bukan ciptaan saya, teknik ini adalah ciptaan Fransesco Cirillo. Sebagai penulis saya sangat menghormati trademark yang dimiliki oleh pemgang hak paten yaitu Cirillo Company.
Saya punya pengalaman menyetir mobil dari Sumbawa ke Solo, jaraknya sejauh kurang lebih 900 km (907++ km). Saya menyetir tidak sendiri, ada adik ipar saya yang jadi ‘tandem’ untuk saling bergantian.
Diawal saya merasa ragu, bisa atau tidak ya menyetir sejauh itu? Saya nyetir mobil sejauh 200km aja kayaknya sudah kerasa sekali capeknya. Ini bisa 4-5 kali jauhnya.
Adik ipar saya ini kebetulan sebelumnya sudah pernah melakukan trip ini, dan kata dia setiap 3 jam nanti kita gantian. Saya yang pemula disini, saya nurut saja. Namanya juga pemula.
Sebenarnya punya pertanyaan, kenapa bukan dibagi berdasarkan jarak saja ya? Kan malah lebih adil. Tapi saya pikir coba saja dulu.
Singkat cerita, kami mulai perjalanan itu. Dan ternyata diakhir perjalanan apa yang saya takutkan diawal tidak terjadi. Memang capek, tapi capeknya mungkin bisa dibilang sama saja. Kayak menyetir luar kota biasa.
Ternyata teknik kerja-istirahat-kerja-istirahat memang lebih efektif. Dibandingkan kerja pol-polan, lalu istirahat panjang.
Teknik tersebut dinamakan : Teknik Pomodoro
Apa itu Teknik Pomodoro?
Teknik Pomodoro ditemukan pertama kali sekitar tahun 1980, oleh Fransesco Cirillo. Dia membagi fase kerja selama 25 menit, dan istirahat selama 5 menit.
Saat menghitung waktu dia menggunakan timer dapur yang berbentuk tomat. Itulah kenapa teknik ini disebut Pomodoro. Dalam bahasa Italy Pomodoro berarti Tomat.
Singkatnya teknik ini adalah teknik untuk ‘mencacah’ pekerjaan, untuk dikerjakan selama interval 25 menit. Interval kerja ini juga biasa disebut dengan “Jendela Kerja”.
Dengan adanya “Jendela Kerja”, kita bisa mengerjakan sebagian pekerjaan dengan fokus dan tanpa ada distraksi.
Seberapa Efektif Teknik Podomoro ini?
Distraksi adalah salah satu hal yang paling membunuh produktifitas. Inc.com pernah melansir berita bahwa distraksi membuat perusahaan menanggung biaya hingga jutaan dollar.
Faktor distraksi seperti smartphone, rekan kerja, kantor, lingkungan rumah seringkali menjadi hambatan yang dimaklumi. Padahal itu bisa jadi sangat berpengaruh terhadap kinerja kita.
Teknik Podomoro disini berguna agar kita mengerahkan fokus kita selama 25 menit untuk sebuha pekerjaan. Diselingi dengan istirahat kecil dan istirahat besar.
Istirahat kecil adalah istirahat selama 5 menit, setiap kali jendela kerja. Dan Anda akan melakukan ini sebanyak 4 kali.
Setelah 4 kali, Anda bisa melakukan istirahat besar selama 15-30 menit. Seperti yang ada pada gambar diatas.
Langkah Teknik Pomodoro
Fransesco Cirelli sendiri menciptakan teknik ini dengan 6 langkah dasar, yang bsia Anda lihat disini. Namun pada tulisan saya, akan saya tambahkan satu step fase persiapan, atau Pre-Work.
Karena menurut pengalaman saya, teknik ini agak sulit dilakukan jika tanpa Pre-Work.
1. Pre-Work (Persiapan)
- Tidur cukup, seringkali pekerjaan yang baik dimulai dipagi hari. Namun pagi yang baik dimulai sejak malam sebelumnya. Pastikan Anda mendapatkan tidur yang cukup dan berkualitas.
- Perut Terisi, kondisi perut memang sering kali jadi faktor. Jadi pastikan perut Anda sudah terisi. Tidak perlu harus makan banyak (justru saya menghindari itu), tapi pastikan Anda tidak merasa lapar.
- Singkirkan distraksi, mungkin distraksi untuk setiap orang berbeda. Namnun saya sendiri pasti akan menjauhkan diri dari smartphone. Saya akan beritahu orang terdekat saya (istri, anak, atau rekan kerja sebelah saya) untuk tidak mengajak ngobrol.
Saya biasanya menggunakan earphone ataupun headset dan memutar musik Lofi (apa itu? penjelasan ada dibagian dibawah). Dan sebisa mungkin memilih untuk menghadap ke tembok, agar saya tidak tirdistraksi secara visual melalui pandangan saya yang kemana-mana. - Berdoa, ini pilihan. Tapi saya merasa mendapatkan energi tambahan saat saya mensyukuri kondisi saya dan keluarga saya saat ini. Saya syukuri apa yang sudah saya makan barusan, atau tadi pagi. Doakan orang terdekat atau yang sudah membantu Anda.
2. Tentukan Apa yang Mau Anda Kerjakan
Salah satu hal yang membuat proses menjadi lama adalah tidak tau harus mulai darimana. Biasanya kalau begini, saya akan tuliskan apa masalah saya. Saya list satu per satu.
Kalau ternyata banyak, Saya bagi menjadi 4 kategori:
- Penting dan Mendesak, contoh-nya deadline yang harus selesai hari ini.
- Penting tapi Tidak Mendesak, contoh-nya bayar Zakat Fitrah tapi sekarang masih belum bulan Ramadhan
- Tidak Penting tapi Mendesak, contohnya nonton AC Milan vs Inter Milan. Toh saya bukan fans kedua tim ini, walaupun pertandingannya cuma bisa dilihat malam ini tapi ga penting-penting amat buat saya.
- Tidak Penting dan Tidak Mendesak: Main Game. Kecuali pekerjaan Anda memang Gamer Professional ya.
Setelah dapat kategori diatas saya akan kerjakan lebih dahulu dari ketegori paling atas (Penting dan Urgent), lalu lanjut hingga kategori yang tidak penting dan tidak urgen untuk saya.
Nilai untuk setiap kegiatan tentunya akan berbeda bagi tiap orang. Sesuaikan dengan aktifitas dan urgensi yang Anda miliki
3. Siapkan Tools
Sebenarnya tools-nya tidak perlu ribet-ribet. Anda hanya perlu alarm. Terserah mau dalam bentuk analog seperti ‘jam weker’ atau ‘jam pasir’. Ataupun dalam bentuk digital dalam bentuk alarm handphone atau jam tangan.
Yang jelas tools tersebut bisa memiliki fungsi berbunyi hingga 25 menit kedepan. Sesuaikan dengan apa yang Anda punya.
Khusus untuk tools berupa aplikasi saya akan jelaskan pada bagian akhir tulisan ini ya.
4. Mulai Bekerja
Kerjakan apa yang harus Anda kerjakan. Anggap saja Anda sedang mengerjakan ujian hingga 25 menit kedepan. Jangan ngobrol, jangan main hape. Fokus.
Apakah itu artinya Anda tidak boleh memalingkan muka dari laptop, buku, atau apapun media kerja Anda? Boleh saja, asal kegiatannya masih relevan dengan apa yang Anda selesaikan.
Anda tidak boleh mengerjakan pekerjaan yang tidak ada hubungannya dengan apa yang mau selesaikan saat ini
Misalnya saat ini Anda sedang merekap laporan penjualan selama 1 minggu ke belakang, maka yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan tersebut tidak boleh dilakukan.
Contohnya:
- Anda dilarang membalas email klien,
- Anda dilarang membalas chat ke konsumen,
- apalagi memesan Go-food untuk makan siang
Baca Juga : Kebiasaan 1%, Cukup untuk Membuat Kamu Lebih Baik
5. Istirahat Kecil
Bekerja lah saat waktunya bekerja. Istirahatlah saat waktunya istirahat. Sekecil apapun waktunya hormati.
Istirahat kecil ini durasinya hanya sekitar 5 menit. Fungsinya adalah untuk membuat Anda tidak bosan. Tapi juga tidak membuat Anda kehilangan ritme kerja.
Sering kali istirahat yang terlalu lama akan membuat ritme kerja hilang. Ritme ini juga termasuk mood dalam bekerja.
Gunakan istirahat kecil ini untuk stretching (meregangkan otot), minum air putih, ke kamar mandi untuk buang air. Atau mengecek handphone sekadar untuk memberi tahu orang yang menelpon untuk kita hubungi kembali nanti saat istirahat besar.
Kalau saya sendiri, biasanya saya ‘mengharamkan diri’ untuk duduk saat istirahat kecil. Karena saat bekerja saya yakin saya sudah duduk cukup lama. Maka saat istirahat saya usahakan sebisa mungkin untuk berdiri
6. Ulangi Step Diatas Hingga 4 Kali
Step kerja-istirahat-kecil diatas silakan Anda ulangi sebanyak 4 kali. Percayalah jika Anda enjoy itu tidak akan terasa. Rasanya Anda bergumam dalam hati “kok cepet banget sih?”
Lalu setelah mengulang step ini sebanyak 4 kali, apa yang harus dilakukan? Waktunya bagian selanjutnya.
7. Istirahat Besar
Istirahat besar ini bisa dibilang agak panjang. Durasinya sekitar 15-30 menit. Anda terserah mau ngapain. Intinya relax.
Kalau saya biasanya makan / ngemil, kalu butuh yang segar kadang bahkan saya mandi. Selain itu Anda bisa juga menggunakan waktu ini untuk berjalan kaki.
Berjalan kaki sering kali bisa merefresh pikiran kita, tidak perlu jauh-jauh. Ke Kantin atau warung dekat kantor pun sudah cukup.
Kalau sudah lelah sekali tapi masih harus kerja seringkali saya juga melakukan power nap. Power nap adalah tidur dengan durasi pendek. Namun ini perlu pembiasaan, terkadang jika tidak terbiasa malah bisa bertambah lelah.
Pentingnya Negosiasi dalam Pomodoro
Saat kamu melakukan perubahaan ekstrim, biasanya penolakan dari dalam diri terasa cukup besar. Misalnya merasa tidak enak menjawab telpon / chat dengan segera, atau membalas pertanyaan rekan kerja yang duduk disebelah Anda.
Walaupun pada kenyataannya perasaan itu hanya ada di kepala Anda. Saya yakin pasti Anda punya teman yang balas chatnya lama, tapi apakah kita akan selalu marah karena dia tidak langsung membalas chat kita? Tentu tidak.
Tiap orang biasanya akan memiliki toleransi untuk setiap perilaku. Ada orang yang langsung menjawab salam, ada juga yang membalasnya agak delay beberapa detik. Tapi kita fine-fine saja bukan dengan hal tersebut?
Negosiasi dalam teknik ini bisa dibilang cukup penting. Anda bukannya tidak membalas chat, tapi Anda hanya memperpanjang waktu respon Anda. Saat istirahat, balas chat yang masuk. Atau sampaikan nanti Anda akan balas selesai kesibukan Anda.
Anda bukannya tidak mau mengobrol dengan teman Anda, tapi tidak harus sekarang juga bukan?
Segala sesuatu yang serba “harus Sekarang” adalah budaya kerja yang buruk.
Jason Fried dalam bukunya yang berjudul Re-Work mengatakan bahwa ASAP (As Soon as Possible, kerjakan secepat kamu bisa) adalah racun.
Karena semua orang juga ingin segala sesuatu segera selesai. Ketika kita melabeli sesuatu dengan “HARUS SEGERA SELESAI’, itu artinya pekerjaan itu adalah prioritas.
Tapi jika kita terlalu mudah memberi label tersebut, bahkan semua pekerjaan harus “SEGERA”, maka artinya semua pekerjaan sama saja. Tidak ada yang harus dijadikan prioritas.
Tools yang Berguna untuk Pomodoro
Tools paling sederhana : Alarm
Ini adalah tools paling sederhana. Anda bisa gunakan alarm apa saja. Atur timer atau alarm dalam durasi 25 menit. Saat mulai bekerja, nyalakan alarm. Ketika alarm berbunyi, maka itu tanda waktu istirahat.
Kelemahan menggunakan Alarm adalah itu masih cukup manual. Anda perlu setting tiap kali mau mulai bekerja. Terkadang istirahatnya malah terlalu lama.
Aplikasi Handphone
Di Android maupun iOS saat ini sudah cukup banyak tersedia apps untuk Pomodoro. Untuk di Google Playstore ada beberapa aplikasi seperti Any.do , Focus To-Do, ataupun Pomodoro Timer.
Untuk iOS ada Focus Keeper, Pomodoro, ataupun Flora Green Focus. Jika Anda memiliki gadget iWatch, Anda juga bisa mengintegrasikan aplikasi tersebut ke gadget Anda. Sehingga Anda bisa jauh dari smartphone Anda.
Pomotube.xyz
Ini adalah tools powerful yang saya gunakan sampai saat tulisan ini dibuat. Tools ini buatan teman saya, saya biasa memanggilnya Abit. Anda bisa menghubunginya disini.
Tools ini bernama Pomotube. Secara sederhana ini merupakan alarm Pomodoro yang menggunakan playlist di Youtube. Anda bisa akses langsung ke https://www.pomotube.xyz/
Aplikasi ini gratis dan berupa aplikasi web-based. Jadi Anda bisa membuka aplikasinya langsung melalui browser. Tanpa harus install di PC / Laptop anda.
Jika Anda menggunakan alarm, saat sudah waktunya istirahat alarm akan berbunyi. Sedangkan Pomotube ini sebaliknya. Jika musiknya berhenti, artinya itulah waktu istirahat.
Biasanya saya menggunakan Playlist Lofi yang ada di Youtube. Sampai saat ini sendiri saya belum mendapatkan definisi yang pasti musik Lo-Fi itu apa, yang jelas saya merasa nyaman bekerja menggunakan jenis musik ini.
Aplikasi ini mungkin belum sempurna. Secara UI maupun UX mungkin masih butuh banyak pengembangan. Dan aplikasi ini hanya bisa digunakan jika Anda menggunakan laptop/PC, karena saat lewat smartphone fungsinya belum maksimal.
Tapi menurut saya sudah bisa berfungsi dengan baik. Ibarat pisau, ini adalah pisau standar yang tajam. Modelnya tidak aneh-aneh, fiturnya pun pada umumnya. Namun pisau ini sudah lebih dari cukup untuk bisa digunakan.
Sheets Tracker
Selain aplikasi Pomotube diatas, saya juga menggunakan tracker berupa Sheets yang saya buat sendiri. Bentuknya kurang lebih seperti ini.
Biasanya saya isi menggunakan Google Sheets, jadi saya bisa update dimana saja. Baik melalui smartphone maupun laptop.
Saya akan bagikan secara gratis. Silakan isi form dibawah ini ya.
